|
|
|
# Wikimuotoinen viestintäsuunnitelma.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Alkuperäinen löytyy täältä! http://homes.jamk.fi/~huojo/opetus/IIZP2010/
|
|
|
|
# Johdanto
|
|
|
|
|
|
|
|
Tämä viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä OBSIMO-projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen.
|
|
|
|
|
|
|
|
# Projektin osapuolet
|
|
|
|
|
|
|
|
# Johdanto
|
|
|
|
## Projektin osapuolet voidaan jakaa viestinnän näkökulmasta kolmeen eri ryhmään:
|
|
|
|
1. Projektiryhmän jäsenet (Minttu Mäkäläinen, Jenna Närhi, Joonas Pöyhönen, Joona Hautamäki, Konsta Mustonen)
|
|
|
|
2. Projektin ohjaajat (Marko Rintamäki, Juho Pekki)
|
|
|
|
3. Toimeksiantajan edustajat (Karo Saharinen)
|
|
|
|
|
|
|
|
Tämä viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä X projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen.
|
|
|
|
# Projektin osapuolet
|
|
|
|
Tässä suunnitelmassa luodaan pohja projektiryhmän ja kahden muun projektin sidosryhmän väliselle viestinnälle.
|
|
|
|
|
|
|
|
## Projektin osapuolet voidaan jakaa viestinnän näkökulmasta neljään eri ryhmään:
|
|
|
|
1. Projektiryhmän jäsenet (nn, yy, zz, ym)
|
|
|
|
2. Projektin ohjaajat ([hh], jj, kk)
|
|
|
|
3. Toimeksiantajan edustajat (aa, bb, cc)
|
|
|
|
4. Ulkopuoliset henkilöt (esim. laitoksen johtaja, asiantuntijat jne.)
|
|
|
|
Tässä suunnitelmassa luodaan pohja projektiryhmän ja kolmen muun projektin sidosryhmän väliselle viestinnälle.
|
|
|
|
# Yleiset viestintäkanavat
|
|
|
|
|
|
|
|
# Yleiset viestintäkanavat
|
|
|
|
OBSIMO-projektilla on käytettävissään viestintää varten: puhelin, WhatsApp-ryhmä, Twitter, Slack sekä luonnollisesti erilaiset kirjallisen ja verbaalisen viestinnän muodot.
|
|
|
|
|
|
|
|
X projektilla on käytettävissään viestintää varten: puhelin, telefax, sähköposti, LN tietokannat, posti, sisäinen posti, www, ilmoitustaulu sekä luonnollisesti erilaiset kirjallisen ja verbaalisen viestinnän muodot.
|
|
|
|
# Kirjallisessa viestinnässä käytettävät mallit
|
|
|
|
Projektiin liittyvässä kirjallisessa viestinnässä käytetään Yrityksen viestintä –kirjassa (Kortetniemi, 1997) esitettyjä asiakirjamalleja / JAMKin raportointiohjetta / jotain muuta (mitä?). Dokumenttien elektroninen tallennusmuoto määritellään tarkemmin erityisessä dokumentointisuunnitelmassa.
|
|
|
|
# Sisäinen viestintä
|
|
|
|
Projektiin liittyvässä kirjallisessa viestinnässä käytetään JAMKin raportointiohjetta. Dokumenttien elektroninen tallennusmuoto määritellään tarkemmin erityisessä dokumentointisuunnitelmassa.
|
|
|
|
|
|
|
|
Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan tässä viestintää projektiryhmän sisällä. Sen tavoitteena on välittää projektiin liittyvää informaatiota kaikille ryhmän jäsenille ja näin tukea ryhmän yhteistyötä ja edesauttaa ryhmän identiteetin muodostumista. Lisäksi sisäinen viestintä toimii kaiken ulkoisen viestinnän perustana.
|
|
|
|
X projektin sisäisessä viestinnässä käytetään sekä formaaleja että epävirallisia kanavia. Projektiryhmä kokoontuu [maanantaiaamuisin] viikkopalaveriin, jossa suunnitellaan tulevan viikon tehtävät ja edellisen käydään läpi edellisen viikon tapahtumat. [Projektipäällikkö valmistelee viikkopalaverin esityslistan ja kirjoittaa palaverin pohjalta viikkosuunnitelman, joka asetetaan LN tietokantaan ja ilmoitustaululle.] Muutoinkin kaikki projektiin liittyvä dokumentaatio säilytetään [dokumenttitietokannassa], jota ryhmäläisten tulee aktiivisesti seurata. Sihteeri tiedottaa kaikista merkittävistä tapahtumista ryhmän jäsenille sähköpostitse ja kirjoittaa niistä muistion.
|
|
|
|
# Sisäinen viestintä
|
|
|
|
OBSIMO-projektin sisäisessä viestinnässä käytetään epävirallisia kanavia. Projektiryhmä kokoontuu perjantaiaamuisin viikkopalaveriin, jossa suunnitellaan tulevan päivän tehtävät ja käydään läpi edellisen viikon tapahtumat sekä projektin tilanne.
|
|
|
|
|
|
|
|
Projektipäällikkö valmistelee perjantaille esityslistan ja kirjoittaa viikkosuunnitelman.
|
|
|
|
|
|
|
|
Sihteeri tiedottaa kaikista merkittävistä tapahtumista ryhmän jäsenille WhatsAppissa.
|
|
|
|
|
|
|
|
Sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän tukena käytetään lisäksi seuraavia apuvälineitä:
|
|
|
|
- [LN sovellus], johon sisällytetään tiedot muun dokumentaation ulkopuolisista kontakteista eri sidosryhmien kanssa (esim. puhelu toimeksiantajalle).
|
|
|
|
- [A sovellus, jonka avulla ryhmän LN sähköpostiosoitteeseen tullut posti jaetaan edelleen projektiryhmäläisten henkilökohtaisiin sähköpostiosoitteisiin.]
|
|
|
|
- Slack, jota käytetään projektin ohjaajien sekä toimeksiantajan kanssa kommunikoimiseen.
|
|
|
|
- WhatsApp, jota käytetään ryhmän sisäiseen yhteydenpitoon.
|
|
|
|
|
|
|
|
# Viestintä ohjaajien kanssa
|
|
|
|
# Viestintä ohjaajien kanssa
|
|
|
|
|
|
|
|
Projektiryhmän ja ohjaajien välisen viestinnän tehtävä on mahdollistaa ohjaajille esteetön ja täydellinen projektin seuranta ja sitä kautta antaa heille riittävät resurssit tukea projektin etenemistä. Keskeisin viestintäkanava tulee olemaan [LN dokumenttitietokanta] sekä [keskiviikkoiset] ohjaajapalaverit [hh]:n kanssa. Projektisihteeri valmistelee ohjaajapalaverien esityslistat ja kirjoittaa niistä muistiot. Edellä mainittujen viestintäkanavien lisäksi tärkein viestintätapa on [sähköposti], muita tapoja käytetään mahdollisuuksien mukaan ja tarvittaessa. Kaikista keskeisistä projektiin liittyvistä tapahtumista tiedotetaan ohjaajille ainakin yhdellä edellä mainituista kanavista.
|
|
|
|
|
| ... | ... | |
| ... | ... | |
