|
|
|
# Johdanto
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tämä viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä Pentadomen tekemän projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja kanavat. Ryhmän viestintä hoidetaan Whatsappin, kahden eri Slack-kanavan sekä asiakkaan kanssa sähköpostin välityksellä.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
# Projektin osapuolet
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
## Projektin osapuolet voidaan jakaa viestinnän näkökulmasta neljään eri ryhmään:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. Projektiryhmän jäsenet (Mikko Soininen (chairman), Joel Harjunheimo, Mervi Jalkanen-Hintikka, Marika Näivö, Rikhard Wacker (viestintävastaava) )
|
|
|
|
|
|
|
|
1. Projektin ohjaajat (Paavo Nelimarkka, Juho Pekki, Marko "NarsuMan" Rintamäki)
|
|
|
|
|
|
|
|
1. Toimeksiantajan edustajat (Karo Saharinen)
|
|
|
|
|
|
|
|
1. Ulkopuoliset henkilöt (esim. laitoksen johtaja, asiantuntijat jne.)
|
|
|
|
Tässä suunnitelmassa luodaan pohja projektiryhmän ja kolmen muun projektin sidosryhmän väliselle viestinnälle.
|
|
|
|
|
|
|
|
# Yleiset viestintäkanavat
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ryhmällä on käytössään kolme eri viestintäkanavaa, Whatsapp, Slack ja sähköposti.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
## Whatsapp (Pentadome)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ensisijainen viestintäkanava. Sen kautta ilmoitetaan mahdolliset myöhästymiset, poissaolot, sekä muut kiireelliset asiat.
|
|
|
|
Poissaoloista ilmoitus mahdollisimman aikaisin. Jos jostain syystä ei kykene Whatsappilla ilmoittamaan poissaoloistaan, käytetään perinteistä tekstiviestiä chairmanille.
|
|
|
|
Whatsappin kautta voi tiedustella lyhyesti myös kontaktiopetukseen liittyviä asioita, kuten tuntien ajankohtia.
|
|
|
|
Whatsappia saa käyttää myös Slack-kanavan huomioimiseen, esimerkiksi infoamiseen jos Slackissa on esitetty avunpyyntö ongelmaan.
|
|
|
|
Pidemmät keskustelut käydään Slackin puolella aiheeseen sopivassa ryhmässä. Pyhitetään Whatsapp lähinnä yksittäisille viesteille.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
## Slack (#pentadome)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pentadomen pääkanava Slackissa. Käytetään projektin tekemiseen ja tärkeiden asioiden muistamiseen. Projektiin liittyvät linkit, ohjeet, kohdatut ongelmat ja apupyynnöt (lyhyet). Yleinen (ei niin kiireellinen informaatio). Tärkeät viestit merkataan PIN-ominaisuudella.
|
|
|
|
Pääkanavalla pidetään ”ylimääräinen keskustelu” vähissä, etteivät tärkeät asiat huku lukuisten viestien sekaan.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
## Slack (#pentadome_general)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pentadomen toinen kanava, jossa julkaisukynnys ryhmistä matalin. Saa käyttää vapaammin keskusteluun, koska ei pelkoa tärkeiden asioiden hukkumisesta.
|
|
|
|
General-kanavaa ei käytetä tärkeisiin ja jatkossa muistettaviin asioihin. Tärkeät ja muistamisen kannalta tarpeelliset asiat laitetaan pääryhmään.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
## Sähköposti
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Sisäisessä viestinnässä sähköposteja ei käytetä projektin aikana lainkaan. Koskee henkilökohtaista sekä JAMKin sähköpostia. Ryhmän keskinäinen viestintä hoidetaan joko Whatsappin tai Slack-ryhmien kautta.
|
|
|
|
Sähköpostia voidaan käyttää kuitenkin ryhmän ulkopuoliseen viestintään, esimerkiksi asiakkaan kanssa keskusteluun. Sähköpostiviestinnän hoitaa yksin ryhmän viestintävastaava, joka tiedottaa sähköpostikeskustelujen sisällön muulle ryhmälle Slackin ja/tai Whatsappin kautta. Tällä toiminnalla estetään tilanteet, joissa sähköpostikeskustelut menevät kenties päällekkäin, tai kukaan ryhmästä ei ota koppia sähköposteista.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
# Kirjallisessa viestinnässä käytettävät mallit
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Projektiin liittyvässä kirjallisessa viestinnässä käytetään JAMKin raportointiohjetta.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
# Sisäinen viestintä
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Sisäisessä viestinnässä käytetään Whatsappia ja Slackia yläpuolen ohjeiden mukaisesti.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
# Viestintä ohjaajien kanssa
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Projektiryhmän ja ohjaajien välisen viestinnän tehtävä on mahdollistaa ohjaajille esteetön ja täydellinen projektin seuranta ja sitä kautta antaa heille riittävät resurssit tukea projektin etenemistä. Keskeisimmät viestintäkanava tulevat olemaan Whatsapp ja Slack sekä torstain ja perjantain ohjaajapalaverit Marko "NarsuMan" Rintamäen kanssa.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
# Viestintä toimeksiantajan edustajien kanssa
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Projektiryhmän ja toimeksiantajan edustajien välisessä viestinnässä ovat keskeisessä asemassa erilaiset kokoukset ja tapaamiset. Näistä säännöllisiä ovat johtoryhmän kokoukset, joihin esityslistan valmistelee projektipäällikkö.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
# Viestintä ulkopuolisten kanssa
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Viestinnästä ulkopuolisten kanssa vastaa pääasiassa viestintävastaava. Osalle ulkopuolisista sidosryhmistä (muut projektit, osa laitoksen henkilökunnasta) on mahdollisuus viestiä Slackin kautta. Lisäksi ulkopuolisille sidosryhmille on tarjolla informaatiota projektin www-sivustossa osoitteesta http://ttv18kmm-pentadome.pages.labranet.jamk.fi/Pentadome-documents/.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
# Viestinnän seuranta ja arviointi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Viestinnän onnistumista arvioidaan projektin aikana jatkuvasti ja erityisesti viikko- ja ohjaajapalavereissä sekä viestintäopintojen yhteydessä. Mahdollisiin epäkohtiin puututaan välittömästi ja viestintäsuunnitelmaa muutetaan tarpeen niin vaatiessa. |
|
|
\ No newline at end of file |
