diff --git a/documentation/10-Project-management/communication-plan.md b/documentation/10-Project-management/communication-plan.md index 10a07fbc4f96edb2070fe5c218aa83b22e13ec5b..b8cde63975b5e0bbe5601fc8be4f64cec4cde19e 100644 --- a/documentation/10-Project-management/communication-plan.md +++ b/documentation/10-Project-management/communication-plan.md @@ -1,52 +1,54 @@ # Communication Plan -# Johdanto +# Introduction -Tämä viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä X projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen. +The purpose of this communication plan is to define the communication methods and channels used for the [**PROJECT NAME**]. Clear and consistent communication ensures good information flow as well as helps to achieve project's quality objectives. -# Projektin osapuolet +# Stakeholders -## Projektin osapuolet voidaan jakaa viestinnän näkökulmasta neljään eri ryhmään: - 1. Projektiryhmän jäsenet (nn, yy, zz, ym) - 2. Projektin ohjaajat ([hh], jj, kk) - 3. Toimeksiantajan edustajat (aa, bb, cc) - 4. Ulkopuoliset henkilöt (esim. laitoksen johtaja, asiantuntijat jne.) -Tässä suunnitelmassa luodaan pohja projektiryhmän ja kolmen muun projektin sidosryhmän väliselle viestinnälle. +## Project Stakeholders can be divided into four groups from the point of view of communication: +1. Project group team members [**NAMES HERE**] +2. Project manager(s) and Coaches [**NAME(S) HERE**] +3. Stakeholder representatives [**NAMES HERE**] +4. Other external stakeholders (e.g. Head of Department(s), technical experts, etc.) -## Yleiset viestintäkanavat +This plan provides the basis for communication between the project team and three other project stakeholders. -X projektilla on käytettävissään viestintää varten: puhelin, telefax, sähköposti, LN tietokannat, posti, sisäinen posti, www, ilmoitustaulu sekä luonnollisesti erilaiset kirjallisen ja verbaalisen viestinnän muodot. +## General Communications Channels -## Kirjallisessa viestinnässä käytettävät mallit +[**PROJECT NAME**] is using various forms of written and verbal communication: [**USED COMMUNICATION CHANNELS HERE**] (telephone, bulletin / white board, email, LN databases, internal mail..) -Projektiin liittyvässä kirjallisessa viestinnässä käytetään Yrityksen viestintä –kirjassa (Kortetniemi, 1997) esitettyjä asiakirjamalleja / JAMKin raportointiohjetta / jotain muuta (mitä?). Dokumenttien elektroninen tallennusmuoto määritellään tarkemmin erityisessä dokumentointisuunnitelmassa. +## Written Communication Models -## Sisäinen viestintä +Project-related written communications use the document templates as described in the book 'Yrityksen viestintä' (Corporate Communications, Kortetniemi, 1997) / JAMK Jyväskylä University of Applied Sciences reporting guidelines / something else (what?). Digital document storage format is further defined in a specific documentation plan. -Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan tässä viestintää projektiryhmän sisällä. Sen tavoitteena on välittää projektiin liittyvää informaatiota kaikille ryhmän jäsenille ja näin tukea ryhmän yhteistyötä ja edesauttaa ryhmän identiteetin muodostumista. Lisäksi sisäinen viestintä toimii kaiken ulkoisen viestinnän perustana. -X projektin sisäisessä viestinnässä käytetään sekä formaaleja että epävirallisia kanavia. Projektiryhmä kokoontuu [maanantaiaamuisin] viikkopalaveriin, jossa suunnitellaan tulevan viikon tehtävät ja edellisen käydään läpi edellisen viikon tapahtumat. [Projektipäällikkö valmistelee viikkopalaverin esityslistan ja kirjoittaa palaverin pohjalta viikkosuunnitelman, joka asetetaan LN tietokantaan ja ilmoitustaululle.] Muutoinkin kaikki projektiin liittyvä dokumentaatio säilytetään [dokumenttitietokannassa], jota ryhmäläisten tulee aktiivisesti seurata. Sihteeri tiedottaa kaikista merkittävistä tapahtumista ryhmän jäsenille sähköpostitse ja kirjoittaa niistä muistion. -Sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän tukena käytetään lisäksi seuraavia apuvälineitä: -- [LN sovellus], johon sisällytetään tiedot muun dokumentaation ulkopuolisista kontakteista eri sidosryhmien kanssa (esim. puhelu toimeksiantajalle). -- [A sovellus, jonka avulla ryhmän LN sähköpostiosoitteeseen tullut posti jaetaan edelleen projektiryhmäläisten henkilökohtaisiin sähköpostiosoitteisiin.] +## Internal Communications -## Viestintä ohjaajien kanssa +Internal communications refer to communication within and inside the project group. Its goal is to convey project-related information to all members of the group, thereby supporting group collaboration and contributes to the formation of group identity. In addition, internal communication is the basis for all external communications. +Internal project communication uses both formal and informal channels. The project team meets weekly [**WHEN, WHAT DAY?**] to plan tasks of the coming week and to go through the events of the previous week. **The project manager prepares the weekly agenda and writes on the basis of the meeting a weekly plan that is set in the LN database and bulletin board.** An assigned secretary writes a note of all significant upcoming events and also informs members of the group about those by email. +In addition, the following aids are used to support both internal and external communications: -Projektiryhmän ja ohjaajien välisen viestinnän tehtävä on mahdollistaa ohjaajille esteetön ja täydellinen projektin seuranta ja sitä kautta antaa heille riittävät resurssit tukea projektin etenemistä. Keskeisin viestintäkanava tulee olemaan [LN dokumenttitietokanta] sekä [keskiviikkoiset] ohjaajapalaverit [hh]:n kanssa. Projektisihteeri valmistelee ohjaajapalaverien esityslistat ja kirjoittaa niistä muistiot. Edellä mainittujen viestintäkanavien lisäksi tärkein viestintätapa on [sähköposti], muita tapoja käytetään mahdollisuuksien mukaan ja tarvittaessa. Kaikista keskeisistä projektiin liittyvistä tapahtumista tiedotetaan ohjaajille ainakin yhdellä edellä mainituista kanavista. +- [**LN APPLICATION HERE**], which includes information about contacts outside of main documentation with different stakeholders (i.e. phone call with the client). +- [**APPLICATION NAME HERE**], which allows distributing emails received in [**LN APPLICATION HERE**] to personal e-mail addresses of project group members. -# Viestintä toimeksiantajan edustajien kanssa +## Communications with Coaches -Projektiryhmän ja toimeksiantajan edustajien välisessä viestinnässä ovat keskeisessä asemassa [erilaiset kokoukset ja tapaamiset]. Näistä säännöllisiä ovat johtoryhmän kokoukset, joihin esityslistan valmistelee projektipäällikkö. Edellisten lisäksi käytetään ensisijaisena viestintäkanavana [sähköpostia] ja toissijaisena [puhelinta]. Kaikista projektia koskevista dokumenteistä lähettää projektisihteeri sähköpostitse kopiot toimeksiantajan edustajille. Juoksevissa asioissa toimeksiantajan puolesta vastaa [nn] ja projektin hallinnosta [yy]. +Good and open communication between the team and the coaches is the key to allow coaches to have clear and complete view of the project, and thereby provide the team with sufficient resources to support the project and its progress. The most important communication channel will be [**LN DOCUMENT DATABASE HERE**] and [**WEEKLY, WHAT DAY**] coach meetings with [**COACH NAME HERE**]. Assigned project secretary prepares agendas for those meetings and writes notes about them. In addition to the above-mentioned communication channels, the most important channel of communication is [**EMAIL? SOMETHING ELSE?**], other ways are used where possible and necessary. All significant events related to the project will be reported to coaches on at least one of the above mentioned channels. -# Viestintä ulkopuolisten kanssa +# Communications with Stakeholder Representatives -Viestinnässä ulkopuolisten kanssa käytetään projektiryhmäläisten omaa harkintaa. Osalle ulkopuolisista sidosryhmistä (muut projektit, osa laitoksen henkilökunnasta) on mahdollisuus viestiä [LN keskustelutietokannan] avulla. Lisäksi ulkopuolisille sidosryhmille on tarjolla informaatiota X projektin www sivustossa. +[**MEETINGS, MEETUPS?**] play a key role in the communication between the project team and the stakeholder representatives. Regular executive team meetings and their agendas are prepared by the project manager. In addition to the above, the primary communication channel is [**WHAT, EMAIL?**] and secondary [**WHAT, TELEPHONE?**]. For all project documents, assigned project secretary will send copies to the stakeholder representatives by email. [**NAME HERE**] is responsible for current affairs on behalf of the stakeholder, and [**NAME HERE**] for project management. +# Communications with External Stakeholders -# Viestinnän seuranta ja arviointi +Project team's own judgement is used with communicating with external stakeholders. Some of the external stakeholders (other projects, part of the department's staff..) have the opportunity to communicate via [**LN DISCUSSION DATABASE HERE**]. In addition, external stakeholders are provided information on the project's website. -Viestinnän onnistumista arvioidaan projektin aikana jatkuvasti ja erityisesti viikko- ja ohjaajapalavereissä sekä viestintäopintojen yhteydessä. Mahdollisiin epäkohtiin puututaan välittömästi ja viestintäsuunnitelmaa muutetaan tarpeen niin vaatiessa. +# Monitoring and Evaluation of Communications -# Lähteet +The success of the communications are continuously evaluated during the project, especially during weekly coach meetings and as well as in communication studies. Any inconvenience will be addressed immediately and the communication plan modified if and / or necessary. -Alkuperäinen löytyy täältä! http://homes.jamk.fi/~huojo/opetus/IIZP2010/ + +# Sources + +Original can be found here: [http://homes.jamk.fi/~huojo/opetus/IIZP2010/](http://homes.jamk.fi/~huojo/opetus/IIZP2010/)