Newer
Older
>Tämä viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä X projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan >informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen.
# Projektin osapuolet
## Projektin osapuolet voidaan jakaa viestinnän näkökulmasta neljään eri ryhmään:
1. Projektiryhmän jäsenet (nn, yy, zz, ym)
2. Projektin ohjaajat ([hh], jj, kk)
3. Toimeksiantajan edustajat (aa, bb, cc)
4. Ulkopuoliset henkilöt (esim. laitoksen johtaja, asiantuntijat jne.)
>Tässä suunnitelmassa luodaan pohja projektiryhmän ja kolmen muun projektin sidosryhmän väliselle viestinnälle.
>X projektilla on käytettävissään viestintää varten: puhelin, telefax, sähköposti, LN tietokannat, posti, sisäinen posti, www, ilmoitustaulu sekä luonnollisesti erilaiset >kirjallisen ja verbaalisen viestinnän muodot.
## Kirjallisessa viestinnässä käytettävät mallit
>Projektiin liittyvässä kirjallisessa viestinnässä käytetään Yrityksen viestintä –kirjassa (Kortetniemi, 1997) esitettyjä asiakirjamalleja / JAMKin raportointiohjetta / jotain >muuta (mitä?). Dokumenttien elektroninen tallennusmuoto määritellään tarkemmin erityisessä dokumentointisuunnitelmassa.
>Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan tässä viestintää projektiryhmän sisällä. Sen tavoitteena on välittää projektiin liittyvää informaatiota kaikille ryhmän jäsenille ja näin >tukea ryhmän yhteistyötä ja edesauttaa ryhmän identiteetin muodostumista. Lisäksi sisäinen viestintä toimii kaiken ulkoisen viestinnän perustana.
>X projektin sisäisessä viestinnässä käytetään sekä formaaleja että epävirallisia kanavia. Projektiryhmä kokoontuu [maanantaiaamuisin] viikkopalaveriin, jossa suunnitellaan tulevan >viikon tehtävät ja edellisen käydään läpi edellisen viikon tapahtumat. [Projektipäällikkö valmistelee viikkopalaverin esityslistan ja kirjoittaa palaverin pohjalta >viikkosuunnitelman, jonka tehtävät kirjataan valittuun projektinohjaustyövälineeseen.] Kaikki projektiin liittyvä dokumentaatio pyritään säilyttämään yhdessä [dokumenttitietokannassa], jota projektiryhmän jäsenten tulee aktiivisesti seurata. Sihteeri tiedottaa kaikista merkittävistä tapahtumista ryhmän jäsenille valittuja kanavia käyttäen.
**sisäisen että ulkoisen viestinnän tukena käytetään seuraavia apuvälineitä:**
- [LN sovellus], johon sisällytetään tiedot muun dokumentaation ulkopuolisista kontakteista eri sidosryhmien kanssa (esim. puhelu toimeksiantajalle).
- [A sovellus, jonka avulla ryhmän LN sähköpostiosoitteeseen tullut posti jaetaan edelleen projektiryhmäläisten henkilökohtaisiin sähköpostiosoitteisiin.]
>Projektiryhmän ja ohjaajien välisen viestinnän tehtävä on mahdollistaa ohjaajille esteetön ja täydellinen projektin seuranta ja sitä kautta antaa heille riittävät resurssit tukea >projektin etenemistä. Keskeisin viestintäkanava tulee olemaan [LN dokumenttitietokanta] sekä [keskiviikkoiset] ohjaajapalaverit [hh]:n kanssa. Projektisihteeri valmistelee >ohjaajapalaverien esityslistat ja kirjoittaa niistä muistiot. Edellä mainittujen viestintäkanavien lisäksi tärkein viestintätapa on [sähköposti], muita tapoja käytetään >mahdollisuuksien mukaan ja tarvittaessa. Kaikista keskeisistä projektiin liittyvistä tapahtumista tiedotetaan ohjaajille ainakin yhdellä edellä mainituista kanavista.
# Viestintä toimeksiantajan edustajien kanssa
Projektiryhmän ja toimeksiantajan edustajien välisessä viestinnässä ovat keskeisessä asemassa [erilaiset kokoukset ja tapaamiset]. Näistä säännöllisiä ovat johtoryhmän kokoukset, joihin esityslistan valmistelee projektipäällikkö. Edellisten lisäksi käytetään ensisijaisena viestintäkanavana [sähköpostia] ja toissijaisena [puhelinta]. Kaikista projektia koskevista dokumenteistä lähettää projektisihteeri sähköpostitse kopiot toimeksiantajan edustajille. Juoksevissa asioissa toimeksiantajan puolesta vastaa [nn] ja projektin hallinnosta [yy].
Viestinnässä ulkopuolisten kanssa käytetään projektiryhmäläisten omaa harkintaa. Osalle ulkopuolisista sidosryhmistä (muut projektit, osa laitoksen henkilökunnasta) on mahdollisuus viestiä [LN keskustelutietokannan] avulla. Lisäksi ulkopuolisille sidosryhmille on tarjolla informaatiota projektin www sivustossa, joka löytyy osoitteesta:xxxx.
Viestinnän onnistumista arvioidaan projektin aikana jatkuvasti ja erityisesti viikko- ja ohjaajapalavereissä sekä viestintäopintojen yhteydessä. Mahdollisiin epäkohtiin puututaan välittömästi ja viestintäsuunnitelmaa muutetaan tarpeen niin vaatiessa.
Alkuperäinen dokumentti http://homes.jamk.fi/~huojo/opetus/IIZP2010/