Tämä viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä X projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen.
>Tämä viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä X projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan >informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen.
# Projektin osapuolet
## Projektin osapuolet voidaan jakaa viestinnän näkökulmasta neljään eri ryhmään:
1. Projektiryhmän jäsenet (nn, yy, zz, ym)
2. Projektin ohjaajat ([hh], jj, kk)
3. Toimeksiantajan edustajat (aa, bb, cc)
4. Ulkopuoliset henkilöt (esim. laitoksen johtaja, asiantuntijat jne.)
Tässä suunnitelmassa luodaan pohja projektiryhmän ja kolmen muun projektin sidosryhmän väliselle viestinnälle.
>Tässä suunnitelmassa luodaan pohja projektiryhmän ja kolmen muun projektin sidosryhmän väliselle viestinnälle.
## Yleiset viestintäkanavat
X projektilla on käytettävissään viestintää varten: puhelin, telefax, sähköposti, LN tietokannat, posti, sisäinen posti, www, ilmoitustaulu sekä luonnollisesti erilaiset kirjallisen ja verbaalisen viestinnän muodot.
>X projektilla on käytettävissään viestintää varten: puhelin, telefax, sähköposti, LN tietokannat, posti, sisäinen posti, www, ilmoitustaulu sekä luonnollisesti erilaiset >kirjallisen ja verbaalisen viestinnän muodot.
## Kirjallisessa viestinnässä käytettävät mallit
Projektiin liittyvässä kirjallisessa viestinnässä käytetään Yrityksen viestintä –kirjassa (Kortetniemi, 1997) esitettyjä asiakirjamalleja / JAMKin raportointiohjetta / jotain muuta (mitä?). Dokumenttien elektroninen tallennusmuoto määritellään tarkemmin erityisessä dokumentointisuunnitelmassa.
>Projektiin liittyvässä kirjallisessa viestinnässä käytetään Yrityksen viestintä –kirjassa (Kortetniemi, 1997) esitettyjä asiakirjamalleja / JAMKin raportointiohjetta / jotain >muuta (mitä?). Dokumenttien elektroninen tallennusmuoto määritellään tarkemmin erityisessä dokumentointisuunnitelmassa.
## Sisäinen viestintä
Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan tässä viestintää projektiryhmän sisällä. Sen tavoitteena on välittää projektiin liittyvää informaatiota kaikille ryhmän jäsenille ja näin tukea ryhmän yhteistyötä ja edesauttaa ryhmän identiteetin muodostumista. Lisäksi sisäinen viestintä toimii kaiken ulkoisen viestinnän perustana.
X projektin sisäisessä viestinnässä käytetään sekä formaaleja että epävirallisia kanavia. Projektiryhmä kokoontuu [maanantaiaamuisin] viikkopalaveriin, jossa suunnitellaan tulevan viikon tehtävät ja edellisen käydään läpi edellisen viikon tapahtumat. [Projektipäällikkö valmistelee viikkopalaverin esityslistan ja kirjoittaa palaverin pohjalta viikkosuunnitelman, joka asetetaan LN tietokantaan ja ilmoitustaululle.] Muutoinkin kaikki projektiin liittyvä dokumentaatio säilytetään [dokumenttitietokannassa], jota ryhmäläisten tulee aktiivisesti seurata. Sihteeri tiedottaa kaikista merkittävistä tapahtumista ryhmän jäsenille sähköpostitse ja kirjoittaa niistä muistion.
Sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän tukena käytetään lisäksi seuraavia apuvälineitä:
>Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan tässä viestintää projektiryhmän sisällä. Sen tavoitteena on välittää projektiin liittyvää informaatiota kaikille ryhmän jäsenille ja näin >tukea ryhmän yhteistyötä ja edesauttaa ryhmän identiteetin muodostumista. Lisäksi sisäinen viestintä toimii kaiken ulkoisen viestinnän perustana.
>X projektin sisäisessä viestinnässä käytetään sekä formaaleja että epävirallisia kanavia. Projektiryhmä kokoontuu [maanantaiaamuisin] viikkopalaveriin, jossa suunnitellaan tulevan >viikon tehtävät ja edellisen käydään läpi edellisen viikon tapahtumat. [Projektipäällikkö valmistelee viikkopalaverin esityslistan ja kirjoittaa palaverin pohjalta >viikkosuunnitelman, jonka tehtävät kirjataan valittuun projektinohjaustyövälineeseen.] Kaikki projektiin liittyvä dokumentaatio pyritään säilyttämään yhdessä [dokumenttitietokannassa], jota projektiryhmän jäsenten tulee aktiivisesti seurata. Sihteeri tiedottaa kaikista merkittävistä tapahtumista ryhmän jäsenille valittuja kanavia käyttäen.
**sisäisen että ulkoisen viestinnän tukena käytetään seuraavia apuvälineitä:**
- [LN sovellus], johon sisällytetään tiedot muun dokumentaation ulkopuolisista kontakteista eri sidosryhmien kanssa (esim. puhelu toimeksiantajalle).
- [A sovellus, jonka avulla ryhmän LN sähköpostiosoitteeseen tullut posti jaetaan edelleen projektiryhmäläisten henkilökohtaisiin sähköpostiosoitteisiin.]
## Viestintä ohjaajien kanssa
## Viestintä tukiryhmien kanssa
Projektiryhmän ja ohjaajien välisen viestinnän tehtävä on mahdollistaa ohjaajille esteetön ja täydellinen projektin seuranta ja sitä kautta antaa heille riittävät resurssit tukea projektin etenemistä. Keskeisin viestintäkanava tulee olemaan [LN dokumenttitietokanta] sekä [keskiviikkoiset] ohjaajapalaverit [hh]:n kanssa. Projektisihteeri valmistelee ohjaajapalaverien esityslistat ja kirjoittaa niistä muistiot. Edellä mainittujen viestintäkanavien lisäksi tärkein viestintätapa on [sähköposti], muita tapoja käytetään mahdollisuuksien mukaan ja tarvittaessa. Kaikista keskeisistä projektiin liittyvistä tapahtumista tiedotetaan ohjaajille ainakin yhdellä edellä mainituista kanavista.
>Projektiryhmän ja ohjaajien välisen viestinnän tehtävä on mahdollistaa ohjaajille esteetön ja täydellinen projektin seuranta ja sitä kautta antaa heille riittävät resurssit tukea >projektin etenemistä. Keskeisin viestintäkanava tulee olemaan [LN dokumenttitietokanta] sekä [keskiviikkoiset] ohjaajapalaverit [hh]:n kanssa. Projektisihteeri valmistelee >ohjaajapalaverien esityslistat ja kirjoittaa niistä muistiot. Edellä mainittujen viestintäkanavien lisäksi tärkein viestintätapa on [sähköposti], muita tapoja käytetään >mahdollisuuksien mukaan ja tarvittaessa. Kaikista keskeisistä projektiin liittyvistä tapahtumista tiedotetaan ohjaajille ainakin yhdellä edellä mainituista kanavista.
# Viestintä toimeksiantajan edustajien kanssa
...
...
@@ -41,8 +46,7 @@ Projektiryhmän ja toimeksiantajan edustajien välisessä viestinnässä ovat ke
# Viestintä ulkopuolisten kanssa
Viestinnässä ulkopuolisten kanssa käytetään projektiryhmäläisten omaa harkintaa. Osalle ulkopuolisista sidosryhmistä (muut projektit, osa laitoksen henkilökunnasta) on mahdollisuus viestiä [LN keskustelutietokannan] avulla. Lisäksi ulkopuolisille sidosryhmille on tarjolla informaatiota X projektin www sivustossa.
Viestinnässä ulkopuolisten kanssa käytetään projektiryhmäläisten omaa harkintaa. Osalle ulkopuolisista sidosryhmistä (muut projektit, osa laitoksen henkilökunnasta) on mahdollisuus viestiä [LN keskustelutietokannan] avulla. Lisäksi ulkopuolisille sidosryhmille on tarjolla informaatiota projektin www sivustossa, joka löytyy osoitteesta:xxxx.
# Viestinnän seuranta ja arviointi
...
...
@@ -51,4 +55,4 @@ Viestinnän onnistumista arvioidaan projektin aikana jatkuvasti ja erityisesti v
# Lähteet
Alkuperäinen löytyy täältä! http://homes.jamk.fi/~huojo/opetus/IIZP2010/
Alkuperäinen dokumentti http://homes.jamk.fi/~huojo/opetus/IIZP2010/
